個人情報の利用目的と内容

日本年金機構健保組合規程第39号「日本年金機構健康保険組合が保有する個人情報の利用目的の公表について」

日本年金機構健康保険組合(以下「当組合」という。)におきましては、被保険者やその家族(以下「加入者」という。)からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書(以下「レセプト」という。)」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷若しくは死亡又は出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、個人情報保護委員会及び厚生労働省が示した「健康保険組合等における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」等において、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

1.適用関係の各種届出などについては、次のように業務に利用します。

  1. 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の記載事項(保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、職員番号、所属、住所(通知等を住所地に送付する場合)、報酬月額等)を中心に当組合の情報処理システムに入力することによって、「適用台帳」を作成し、健康保険業務全般に利用します。
  2. 「被保険者資格取得届」、「被扶養者(異動)届」の確認作業が終了した後、「健康保険被保険者証」の発行を行います。
  3. 「被扶養者(異動)届」の提出に際して、住民票、課税・非課税証明書、在学証明書などの続柄、収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  4. 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、確認、当組合の情報処理システムに回収年月日等を収録の上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  5. 「適用台帳」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更(訂正)届出により、データの変更等を行います。
  6. 「適用台帳」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等の確認、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  7. 「適用台帳」の所属、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、ご連絡することもあります。
  8. 医療機関や他の保険者(市区町村、年金事務所を含む。)から資格喪失可否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  9. 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  10. 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「適用台帳」に取り込み、保険料(調整保険料、介護保険料を含む)の徴収を行います。また、届出の際に、必要に応じて、事業主に賃金台帳等の提出を求め、確認します。
  11. 健診対象者について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、続柄、性別、所属又は住所記録を健診代行業者及び同機関提携健診機関に提供し、健診の案内の発送及び健診結果の送付、未受診者勧奨に利用します。
  12. 保健指導対象者について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、続柄、性別、所属又は住所記録を委託業者へ提供し、案内の発送及び保健指導、未受診者勧奨に利用します。
  13. 福利厚生代行サービスについて、「適用台帳」の保険証の氏名、性別、生年月日、所属又は住所記録を契約施設に渡し、サービスの入会手続きに利用します。
  14. 契約スポーツクラブ利用者について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、性別、年齢、所属又は住所記録を契約施設に渡し、資格確認に利用します。
  15. 当組合機関誌を被保険者に配布するため、「適用台帳」の保険証の氏名、所属又は住所記録を配送業者に渡し、所属先又は自宅に送付します。
  16. 家庭用常備薬等の斡旋について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、性別、生年月日、所属又は住所記録を家庭用常備薬等斡旋業者に渡し、常備薬等斡旋の申込及び配送に利用します。
  17. 歯みがきキャンペーンについて、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、所属又は住所記録を委託業者に渡し、申込及び配送に利用します。
  18. 歯科健診事業について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、性別、生年月日、所属を委託業者に渡し、健診事業の実施及び健診結果の送付に利用します。
  19. インフルエンザ予防接種補助について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、性別、生年月日、続柄、所属又は住所記録を委託業者に渡し、申請の受付及び補助金決定通知書の発送に利用します。
  20. 健康づくり支援事業について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、所属又は住所記録を委託業者に渡し、申請の受付及びインセンティブの提供に利用します。
  21. データ分析事業について、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、性別、生年月日、続柄、資格取得日、資格喪失日、所属又は住所記録を委託業者に渡し、分析内容における抽出対象者の特定及び通知に利用します。
  22. 育児情報誌配布事業について、新たに生まれた家族が「被扶養者(異動)届」提出者により被扶養者と認定された場合、「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、住所記録を用いて、育児情報誌を送付します。
  23. 保健事業の委託業者から、資格に関する照会があった場合、「適用台帳」の資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。

2.現金給付等の給付関係申請書類については、次のように業務に利用します。

  1. 申請内容を確認、「現金給付台帳」に収録し、適正な給付決定処理を行います。
  2. 給付データを保存し、以降の申請の際の確認等に用います。
  3. 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「適用台帳」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、支給の決定を行います。
  4. 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  5. 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、必要に応じて、主治医に治療状況等の確認又は訪問調査、以前請求者が加入していた保険者の給付等の確認を行い、支給の決定を行います。
  6. 高額療養費の請求者について、レセプトデータに基づいて、支給の決定を行います。
  7. 埋葬料、家族埋葬料の請求者について、死亡診断書等により確認を行い、支給の決定を行います。

3.レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりCSV情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、次の業務に利用します。

  1. レセプトデータを確認し、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  2. 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日等を伝え、確認を取ります。
  3. 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  4. レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  5. レセプトデータを基に、委託業者に委託し、受診勧奨の対象者、頻回受診者、多受診者の抽出、指導を行います。
  6. レセプトデータを基に、高額療養費の請求書の送付を行います。
  7. レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  8. レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  9. 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  10. レセプトデータを基に、委託業者に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
  11. レセプトデータを基に、委託業者に委託し、ジェネリック利用促進通知を切替可能な医薬品をお使いの方に通知します。
  12. 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  13. 高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトのコピーとその内容の一部を記載した申請書を健康保険組合連合会に送付し、医療費の助成を受けます。
  14. 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。

4.健康診断については、事業主が健診受託業者に業務委託して実施したものを次の業務に利用します。

  1. 結果数値については、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の情報処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  2. 当組合は、事業主との共同事業として、保健指導を実施し、被保険者の健診結果数値については、双方でそのデータを保有し、被保険者(従業員)の健康管理に役立てていくこととします。
  3. 健診結果データを保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。

5.その他保健事業の実施について

各種保健事業の参加者にアンケート用紙の配付・回収し保健事業の有効性を分析し、今後の事業に活用します。

6.健康保険組合の役職員人事関係記録及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿は、次のとおり取り扱います。

  1. 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  2. 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  3. 人事考課等人事に関する書類は、厳重に保管し、人事異動などの際に用います。
  4. 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  5. 事業所担当者名簿については、個別の業務連絡などに用います。

7.特定個人情報について

特定個人情報とは、個人番号(通称マイナンバー)(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む)をその内容に含む個人情報を指します。

特定個人情報は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(以下「番号法」という。)により、行政機関等の行政事務を処理する者の間で情報連携を実施する(例:健保組合の扶養認定に際し、市区町村より課税・非課税情報の提供を受ける)等、利用範囲が定められており、番号法で定める利用範囲において特定した利用目的を超えて、利用しません。

なお、番号法に定める利用範囲を超える場合、特定個人情報から個人番号をマスキング、削除する等の措置を講じます。

また、当組合の特定個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

  1. 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された特定個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書保存規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。また、紙以外の媒体による特定個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
  2. 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、委託業者に委託し、溶解処理を行います。また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄又はリース返却します。なお、当組合が保有する特定個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。